Por quanto tempo guardar o XML das Notas Fiscais?
A emissão da Nota Fiscal eletrônica (NFe) é realidade nas empresas brasileiras, independente do tamanho. Entretanto, nem todo mundo entende o que é o arquivo XML gerado na emissão do documento fiscal e qual a importância de guardá-lo pelo tempo determinado na legislação.
Para manter uma gestão eficiente do seu negócio – e a sua empresa longe dos problemas gerados pela não conformidade com as leis -, é essencial conhecer os mecanismos da emissão e da obrigatoriedade de arquivamento das Notas Fiscais. Neste artigo, você entenderá tudo sobre esse tema.
O que é XML da Nota Fiscal?
O arquivo XML (do inglês eXtensible Markup Language) é uma linguagem de demarcação preparada para o uso tanto no ambiente online da internet quanto no arquivamento em dispositivos eletrônicos desconectados (offline).
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O arquivo é gerado durante a emissão da NFe e serve para registrar os detalhes da transação realizada. O arquivo XML é a própria NFe, que registra informações como:
- Dados da NFe: valor total, número, modelo, série e datas de emissão;
- Dados do emitente e do destinatário;
- Dados dos produtos ou serviços;
- Dados do ICMS;
- Dados do transporte.
A NFe, como sabemos, cumpre o papel de comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço e permite ao Fisco verificar os detalhes sobre as transações realizadas pelos contribuintes. O formato XML da NFe é armazenado eletronicamente e sua validade é garantida por meio de uma assinatura digital.
Por quanto tempo guardar o arquivo XML das Notas Fiscais
A legislação determina que o XML da NFe precisa ser armazenado eletronicamente por cinco anos tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador. O arquivo será necessário caso seja feita a troca do produto comercializado ou quando a Receita Federal exigir. Caso a empresa perca o arquivo XML, poderá arcar com multas que podem passar de R$ 1.000 por documento não apresentado no momento da fiscalização.
Todos os contribuintes do ICMS, sejam optantes ou não pelo Simples Nacional, estão obrigados a armazenar o arquivo XML. O arquivo também deve ser guardado pelo destinatário contribuinte do ICMS.
O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital das NFes pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.
O que diz o CONFAZ sobre a guarda dos arquivos XML da NFe
O CONFAZ através da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, determina:
O emitente deverá manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
Fonte: arquivei.com.br
Por quanto tempo guardar o XML das Notas Fiscais?
08 de Junho de 2022
Informativo